O eSocial nas empresas

O eSocial é um Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.

Como muitos gestores e profissionais de RH já devem saber, o sistema foi criado pelo Governo Federal no ano de 2014, porém, só se tornou obrigatório para algumas empresas a partir do dia 1.º de julho de 2018. Isso por que não foram todas as empresas que tiveram a obrigatoriedade de cumprir as regras do eSocial a partir desta data.

Foi realizado um cronograma de implantação de acordo com o faturamento da empresa. Este cronograma teve sua última atualização em outubro de 2018, e passaram a valer as datas abaixo:

esocial-faseamento
Cronograma de Implantação do eSocial publicado em 05/10/2018.
Fonte: Portal eSocial
 

Qual é o objetivo do eSocial?

Este projeto do Governo Federal do Brasil, que envolve a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica Federal, visa simplificar, organizar e unificar o envio dos dados de obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas.

O eSocial facilita a investigação de irregularidades e inconsistências nas organizações. Também simplifica o dia a dia dos empreendedores, gestores e funcionários de Rh, pois todos os procedimentos podem ser realizados em um único sistema.

Em que situação preciso implantar o eSocial?

A implantação deste sistema é obrigatória para pessoas físicas e jurídicas, inclusive MEI e empregadores domésticos.

Como o eSocial poderá impactar nas empresas?

Algumas rotinas deverão ser adaptadas ao eSocial, para não ocorrer a possibilidade da empresa ter penalidades por falta de atenção. Por isso, fique atento as obrigações e as multas em caso de não adequação as regras do eSocial:

Registro de admissão do colaborador 24h antes

A informação de admissão para o registro do empregado deverá ser informada 24h antes do início das atividades.

Alterações no cadastro do colaborador e no contrato de trabalho

Com a implantação do eSocial, é obrigatório que todas as informações estejam atualizadas, sejam relativas a cadastro (endereço, telefone, etc.), ou contrato de trabalho (horas de trabalho, por ex.).

Caso a empresa não faça essas atualizações, poderá ser autuada em até R$600,00 por colaborador.

Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)

Em caso de acidente do colaborador, o CAT deverá ser informado no dia seguinte à ocorrência. No caso de falecimento, deverá ser informado imediatamente. As possíveis multas para essas situações devem variar entre o limite e o máximo do salário de contribuição.

Folha de pagamento conforme as regras do eSocial

O documento da folha de pagamento deve ser preenchido em conformidade com as regras do eSocial e a empresa deverá cadastrar todas essas informações até o dia 7 do mês subsequente ao trabalhado.

A empresa que não se adequar pode pagar uma multa com valor a partir de R$ 1.812,17.

Uma ótima ideia para reduzir erros, nestes casos, é contar com sistemas automatizados que facilitam a gestão, como o Software de Controle de Ponto Web da Topdata.

Afastamento temporário

Se o funcionário ficar afastado da empresa por mais de 3 dias, essa informação deverá ser passada ao eSocial. Se o afastamento não for informado, a empresa estará sujeita a uma multa que será determinada pelo fiscal do Ministério do Trabalho.

O eSocial teve um grande impacto nas empresas, mas está funcionando

A princípio, o eSocial não aparenta ter grandes vantagens para empresas, e sim, parece apenas uma alteração no envio de informações dos colaboradores da organização.

Mas, segundo a especialista e Gerente de Rh da Topdata, Marianna Redwitz, o eSocial trouxe sim grandes impactos nas empresas, mas está funcionando.

“Ainda que fracionado em grupos e fases, o eSocial entrou em vigor no início de 2018 e, além das dúvidas sobre processos internos, documentos, envios, multas, inconsistências e prazos, trouxe um grande impacto nas tarefas diárias dos profissionais de Recursos Humanos (…).

O eSocial tem o objetivo de unificar o envio das informações por parte das empresas, sobre os trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, escriturações fiscais, informações sobre o FGTS, etc. Como a transmissão desses dados se dá somente por meio eletrônico, é diferente do formato que se trabalhava anteriormente, no qual existem outros sistemas para cada uma dessas informações citadas anteriormente.

A grande questão é que, pelo menos por enquanto, o eSocial não extingue as demais obrigações trabalhistas, portanto, se trabalha em duplicidade. Esperamos que com o tempo e a finalização do faseamento de implantação do eSocial, tudo fique concentrado no mesmo, substituindo totalmente outras obrigações legais como envio de Gfip, Caged, Rais, Dirf, CAT, etc.

O fato é que o eSocial é uma obrigação imposta pelo Governo Federal, e o Governo tem condições legais para exigir. É burocrático, exige muito dos profissionais da área, mas está funcionando. O problema é que funciona grande, complexo, volumoso, tanto que já falam em simplificação do sistema.”

Por isso, é necessário que as empresas tenham atenção dobrada nas exigências e no Cronograma de Implantação do eSocial.

O eSocial não tem apenas obrigações, também tem benefícios

O eSocial não se trata de um sistema que veio complicar a vida do profissional de Rh, mas sim algo que trouxe organização e unificação dos dados dos trabalhadores, a diminuição da burocracia de envio de documentos perante o governo, a atualização do cadastro dos funcionários, entre outros.

A especialista de Rh, Marianna Redwitz, ainda afirma que o eSocial não pode ser visto apenas como um desafio, mas também como uma oportunidade.

Para muitos o eSocial é visto como um desafio, quando deve ser visto também como uma oportunidade, oportunidade de colocar “a casa em ordem”. Empresas organizadas, que desenvolvem o processo de Departamento Pessoal da forma correta, não devem estar encontrando muita dificuldade com o sistema. Já aquelas que não são, com certeza estão sofrendo mais com o sistema.” 

Por isso, podemos concluir que o eSocial traz sim um grande impacto nas empresas, mas não se trata apenas de obrigações, mas sim de um sistema que pode trazer grandes benefícios para as empresas.